Política ambiental
A política ambiental deve ser suficientemente única a ponto de identificar a organização, sua localização e as questões ambientais que estejam relacionadas às suas atividades, produtos e serviços. O conteúdo deverá refletir seus aspectos ambientais e conduzir a organização naturalmente aos seus objetivos e metas para que estes estejam em conformidade com a necessidade da política de ser a estrutura para sua identificação. A política ambiental de uma empresa é tanto uma estratégia quanto uma ferramenta de comunicação e como tal a mesma deve ser divulgada dentro da organização e estar também disponível ao público externo. A organização é quem decide em que medida tal política deverá ser usada, como uma ferramenta promocional para influenciar as partes interessadas. Os compromissos incluídos na política da organização serão o foco das partes interessadas e seu sucesso é parte importante no processo de avaliação, que pode levar à Certificação.
Aspectos ambientais
A organização deverá definir tanto o processo que vem sendo usado como aquele que será usado no futuro para identificar os aspectos ambientais que possam vir a afetar o meio ambiente de maneira significativa. Os aspectos ambientais serão relacionados a suas atividades, produtos ou serviços e sobre os quais estes possuam controle direto e onde possam indiretamente influenciá-los. Enquanto não for incluída nesta cláusula, deve-se considerar as cláusula 4.4.6c e 4.4.7 onde a necessidade de se identificar aspectos também é mencionada. De maneira similar, é mostrada na cláusula 4.3.4 a necessidade de aplicação de gestão ambiental para mudanças nas atividades, produtos ou serviços. O procedimento deve incluir de que maneira os aspectos serão avaliados e os critérios utilizados para que se possa definir se são suficientemente significativos e, por esta razão, se necessitam de controle operacional. O requisito é parte importante neste processo para que se possa manter as informações atualizadas, indicando a necessidade de se documentar o input (entrada) e output (saída) do processo bem como o processo em si. O output do processo irá determinar o que deve ser controlado e conduzirá ao estabelecimento de como isso será controlado e à necessidade de se melhorar o desempenho através de uma definição clara de objetivos e metas.
Requisitos legais e outros requisitos
A ênfase desta cláusula está novamente nos aspectos ambientais. Neste caso, os requisitos legais e outros requisitos estão associados a eles. Como isso faz parte do planejamento, faz-se necessário que a organização defina como ela irá estabelecer os requisitos legais e outros requisitos relacionados às suas atividades, aos seus produtos ou serviços. Enquanto houver a necessidade de determinar a Lei Ambiental, o regulamento/norma/regra deve ser identificado, sendo o foco do desempenho e monitoramento de conformidade indicado na cláusula 4.5.1.
É bom lembrar que os requisitos legais e outros relacionados ao produto necessitam de identificação, incluindo armazenagem, embalagem, transporte, uso e disposição final. Outros requisitos poderão ser especificados por vizinhos, clientes e dentro da própria organização. Os vizinhos poderão se deter nos inconvenientes que barulho, odores, vibração e impacto visual podem causar, já os clientes provavelmente deter-se-ão mais nos aspectos de embalagem, utilização de matéria-prima e questões de entrega. Internamente a organização poderá querer estabelecer normas de desempenho que vão além da conformidade legal ou ser submetida a requisitos de uma iniciativa ambiental pertencente a uma corporação maior.
Objetivos e metas
Os objetivos estabelecidos por uma organização podem ser globais - que surgem da política da empresa e que atendem ao compromisso de prevenção de poluição e conformidade legal - ou manter o foco na melhoria específica. Como isso faz parte da cláusula de planejamento da definição da norma e do que deve ser atingido por ela, tais objetivos tornam-se muito importantes. Dessa forma, a organização deve reconhecer tanto os impulsionadores quanto as restrições que influenciam suas decisões, por isso, a referência na cláusula às fontes de tais impulsionadores e restrições. Como suporte para os objetivos documentados, a organização deverá estabelecer metas em um nível e função relevantes, sendo novamente uma questão de planejamento para que se possa estabelecer o que, quem e até quando as mesmas devem ser atingidas, sendo também fundamental documentá-las e divulgá-las.
Programas de gestão ambiental
Nesta cláusula a atividade de planejamento está centrada em gerenciar o cumprimento dos objetivos e metas e, ao mesmo tempo, lembrar as organizações de que as questões ambientais devem fazer parte de todas as suas atividades comerciais. Os programas criados devem ser passíveis de rastreamento para que suas conquistas possam ser gerenciadas, por isso a existência do requisito para designar responsabilidade e os meios pelos quais eles serão alcançados. A inclusão de escalas de tempo não serve só para definir o início e o fim do programa, mas também para que seja possível revisar pontos do mesmo. O não cumprimento das escalas de tempo deve desencadear ações corretivas e revisões para que os programas sejam realizados a tempo ou para retificá-los em resposta a restrições ou mudanças de direcionamento. O último parágrafo desta cláusula tem por objetivo promover a inclusão de considerações ambientais em todos os ramos de negócios. Para tanto não são necessários procedimentos em separado, apenas a inclusão/ retificação dos que já existem, podendo ser incluídos procedimentos de projeto, licenças para trabalho e serviços contratados.
Estrutura e responsabilidade
Esta cláusula enfatiza que para se atingir uma gestão efetiva, as funções, responsabilidades e autoridades devem ser definidas, documentadas e comunicadas. Será de responsabilidade da organização a decisão de quais funções e indivíduos devem ser definidos. A exceção seria o(s) representante(s) de gestão, pois este possui uma papel e responsabilidade específicos, sendo o mais importante disso seu relato do desempenho dos SGA para à alta gerência. Este relato implica em análises uma vez que o relatório será usado na hora de se tomar decisões durante a revisão da gestão. É importante que se colete informações para a revisão na cláusula 4.6.
Treinamento, consciência e competência
Esta cláusula possui três elementos que apresentam uma tênue diferença de intenção. O mais importante, quando se trata de gestão, é ter indivíduos capacitados e para que isso seja possível é necessário que eles tenham experiência, boa formação ou treinamento. A organização deve determinar qual a capacitação necessária na forma de treinamento para aqueles que possuam um trabalho que possa gerar um impacto significativo. Esses são os indivíduos que devem estar capacitados a realizar atividades de controle operacional. Indivíduos engajados na operação de caldeiras, no tratamento de água ou controle de emissão de ar são candidatos típicos. Deve-se fornecer treinamento àqueles que não estiverem devidamente capacitados para a realização de tais atividades. Uma grande parte da cláusula diz respeito à consciência (conhecimento/ percepção), que pretende garantir que indivíduos saibam exatamente o que está sendo exigido deles, o por quê de estarem realizando tais tarefas e as conseqüências para o caso de não serem seguidas as instruções dadas. É importante salientar que há um requisito na cláusula que exige que os indivíduos tenham uma maior consciência dos impactos ambientais de suas atividades de trabalho, não sendo suficiente que apenas conheçam os aspectos.
Comunicação (divulgação)
A mensagem desta cláusula é de que as comunicações devem ser gerenciadas. O requisito nesta cláusula relacionado à comunicação interna é bastante simples e o SGA deve definir como será o procedimento adotado. Isto inclui comunicação verbal, escrita e eletrônica e a utilização de ferramentas como quadros de avisos, boletins informativos e televisão. Com relação à comunicação externa, a organização deve ser reativa e pró-ativa. Ela deve responder a comunicações de partes externas interessadas através de um procedimento que, primeiramente, deve ser para receber e documentar tais contatos. Isso implica na revisão da comunicação e quer dizer que as decisões tomadas com relação às respostas mais adequadas a cada caso devem ser registradas. As comunicações referidas na cláusula não devem ficar restritas a reclamações mas, devem sim, abranger uma variedade de assuntos e questões de exigências para informações e comunicação de exigências de clientes e outras partes interessadas. Isso pode significar que o requisito desta cláusula está distribuído por toda a organização embora tais comunicações devessem ser revisadas centralmente para serem usadas no estabelecimento dos objetivos, como exigido na cláusula 4.3.3. A parte final desta cláusula faz com que as organizações passem a reconhecer o poder da comunicação na hora de se influenciar os outros e também na hora de aliviar suas preocupações. Isso faz com que a organização pense mais sobre o que ela quer comunicar, o que ela espera alcançar com isso e a melhor forma de fazê-lo. Não há uma fórmula específica para que uma empresa se comunique de maneira pró-ativa mas, se essa for sua intenção, elas devem gerenciar sua comunicação. Para este fim, a norma exige que elas registrem suas decisões no que diz respeito aos métodos que as mesmas utilizarão, não interessando se as comunicarão ou não.
Documentação da gestão ambiental
Os requisitos destas cláusulas são basicamente de gestão de qualidade. Muitas organizações podem achar que os requisitos da norma estão sendo alcançados dentro de outros sistemas de gestão e a ISO 14001 não incentiva a duplicação e a integração de suportes. Por isso a referência à provisão de direção, ambas dentro da documentação da SGA, mas também para outros sistemas.
Controle operacional
É nesta cláusula que o compromisso para com a prevenção da poluição e o cumprimento dos requisitos legais são gerenciados. Os meios pelos quais esses compromissos serão atingidos são os procedimentos e instruções de trabalho que previnem os aspectos ambientais identificados de gerar um impacto. Os procedimentos e as instruções de trabalho devem ser projetados não apenas para estabelecer o controle e como este será alcançado, mas também para definir o resultado pretendido daquele controle. Este critério de desempenho pode incluir parâmetros de equipamentos ou fatores organizacionais. O resultado do desempenho serão os requisitos legais e outros requisitos definidos na atividade de planejamento. Procedimentos e instruções de trabalho devem apresentar a possibilidade de, através de critérios de operação definidos, serem monitorados, o que quer dizer que registros são mantidos para demostrar conformidade para com a instrução e para que o controle seja realizado com sucesso. A cláusula também trata dos aspectos ambientais que a organização venha a ter apenas controle limitado sobre e também aqueles a que ela possa ter apenas influência. Esses aspectos são aqueles associados com as matérias-primas usadas no negócio, não restritas a aquelas que geram o produto, e os serviços contratados os quais a organização faz uso. Deve-se salientar que a cláusula exige que a organização faça uma conexão entre o controle dos aspectos e os procedimentos, e que também comunique os requisitos desses procedimentos aos fornecedores e distribuidores. Os procedimentos podem não ser criados pela própria organização, mas podem ser o processo pelo qual ela deseje que seus fornecedores e distribuidores atinjam o controle. Está implícito que a conformidade a esses requisitos deverá ser monitorada.
Preparação para casos emergenciais e resposta
Nesta cláusula há tanto requisitos de planejamento quanto de controle. A norma exige que os procedimentos sejam definidos para que se possa identificar onde podem ocorrer acidentes e emergências. Casos emergenciais relacionados a fogo, enchentes e terremotos têm grande potencial para gerar impactos ambientais e, por esta razão, a organização deve prestar muita atenção neles. Procedimentos, incluindo a metodologia para se identificar aspectos, devem estabelecer o potencial para transbordamento e emissão acidental proveniente de quaisquer atividades que a organização realize ou que seja realizada por um de seus fornecedores e/ou distribuidores. Os procedimentos devem, então, estabelecer primeiramente a maneira como tal potencial será prevenido e em segundo lugar a resposta ou atitude que será tomada no caso de ocorrer um acidente ou emergência. Isso pode tanto fazer parte dos procedimentos como de planos específicos. A norma reconhece a prática de se testar tais planos a fim de se demostrar que a capacidade está de acordo com as necessidades do caso e que os indivíduos são devidamente treinados para este tipo de situação.
Monitoramento e medição
Esta cláusula é uma das poucas oportunidades em que a norma especifica que o procedimento precisa ser documentado. O requisito para monitorar a eficácia do controle operacional é lógico e serve para medir e comparar o controle alcançado com os requisitos legais e outros requisitos, demonstrando a realização dos compromissos de acordo com a política da empresa. Através da trajetória da qualificação de desempenho da conquista de melhoria contínua é possível definir os objetivos e metas da organização. As organizações são novamente lembradas da importância da conformidade legal, que deve ser avaliada periodicamente. A norma não define a freqüência de monitoramento e medição e, a menos que seja especificada por um requisito legal, ela seria determinada pela eficácia do controle operacional implementado.
Não-conformidade e ação corretiva e preventiva
O termo não-conformidade carrega a inferência infeliz de identificação de culpa. É na verdade o reconhecimento de que o controle foi perdido ou de que não foi eficaz. A identificação da não-conformidade pode surgir do monitoramento e medição ou da auditoria e identifica os pontos fracos que devem ser analisados e tratados no sistema. A norma enfatiza, na cláusula e na orientação no anexo A 4.5.2, a importância de se identificar, através da investigação.
Registros
A importância de se criar registros e mantê-los não pode ser subestimada uma vez que os registros são a base de demonstração da eficácia do sistema para que se possa atingir a política e os objetivos da organização e a conformidade com a norma.
Auditoria do sistema de gestão ambiental
A auditoria é uma das fontes de informação disponíveis para que o alto escalão da gerência da organização possa determinar a eficácia do SGA. A norma reconhece que a auditoria deve ser usada como um facilitador de controle e melhoria, considerando-se que qualquer atividade de auditoria deve ser baseada na importância ambiental da atividade e nos resultados de auditorias anteriores, o que explica o porquê do sistema muitas vezes ser auditado com pouca freqüência, justificado pelos resultados de auditorias anteriores. Como mencionado na seção sobre registros, a qualidade e a abrangência do registro da auditoria e relatórios permite que decisões sejam tomadas com base na adequação e eficácia do sistema.
